Oversikt over status på alle som skal rapportere med mulighet til å purre. Direkte tall til f.eks. Fordelingsutvalget-søknad.
Kobling til moduler som støtteordning m.m. gjør det mulig å rapportere på mange ting samtidig.
Tillitsvalgte samarbeider om utfyllingen, direkte på nett.
Innhenting av informasjon fra lokal- og fylkeslag om driften det siste året og grunnlag for søknad om statsstøtte.
Mange organisasjoner innhenter informasjon fra lokale lag en gang i året. Dette er typisk informasjon om laget sin aktivitet, sammensetning av styre og lignende. HyperSys har løsning for å innhente denne informasjonen, og samtidig gjøre «vedlikehold» på informasjon som er lagret. Årsrapport-modulen brukes også som en sentral komponent for støtteordninger ved at det er mulig både å søke om midler via årsrapport og å rapportere om bruken av midlene.
HyperSys er laget av utviklere med mange års erfaring på begge siden av bordet – både som generalsekretær og tillitsvalgt på nasjonalt plan og lokallagsleder på andre siden. Selskapet har en ressursbank med advokat, spesialister på støtteordninger, personvern og mer. Vi følger med på endring og tolkning av regelverk som er relevante.
Siden 2006 har vi hatt digital signering av dokumenter, og fra 2017 har vi utvidet med løsning godkjent for innsending av endringsmeldinger til Brønnøysundregistra. HyperSys støtter ulike krav til signatur, og naturligvis kan man si “vi vil følge BUFDIR sine krav”, og med det er oppsettet gjort basert på rollene til personer i lokallag. Signaturer innhentes og lagres digitalt, og kan ikke påvirkes av sentralleddet. Vår egenutviklede digital signatur-løsning brukes av alt fra organisasjoner direkte til paraplyorganisasjoner som forvalter over 150 millioner kroner i året, som Frifond-paraplyene.
Egen oversiktsside gir tilgang til tallene som må fylles ut i søknader som sentralleddet sender inn.
Dersom dere rapporterer til Fordelingsutvalget, danner deres krav utgangspunktet til rapportskjemaet. I tillegg til dette kan et rapportskjema tilpasses som man ønsker, både med tanke på lengde, type spørsmål, antall sider og avanserte «dersom valgt A, hopp over side 2» osv.
Etter at innkreving har startet kan sentralleddet følge med på status via en egen rapportside. Her vises det om organisasjonen ikke har åpnet dokumentet, om utfylling pågår osv. Ved å legge til filter på status eller geografi kan man sende ut påminnelser via e-post eller SMS.
Å ha oversikt over store regelverk er vanskelig. HyperSys har innebyggede kontroller av inntastet informasjon, med alt fra enkle ting som at felter er utfylt til sjekk om laget oppfyller krav til medlemmer, at alle i styret er betalende medlemmer og mye mer. Vi følger nøye med på endringer i støtteregelverk, og dersom noe påvirker rapportering lages det ofte en datarutine som sjekker innholdet.
Dersom laget ikke har fylt ut rapport for en støtteordning de har fått tildelt midler fra, kan man kreve inn rapport som en del av årsrapporten. Tilsvarende kan man også ha søking av midler fra støtteordninger eller innlevering av grunnlagsdato til MVA-kompensasjon som en del av årsrapportering.
Når en rapport er levert inn kan sentralleddet gå gjennom rapporten. Det er mulig å godkjenne eller sende den tilbake til utfylling dersom den inneholder feil.
Undervegs i utfyllinga kan man lagre skjemaet og fortsette senere – eller overlate det til andre i organisasjonen.