HyperSys er et system som består av moduler som settes sammen til en pakke
som passer til den enkelte organisasjonen. Spesialtilpassinger gjøres der det er
behov for det, men det er fra starten av tatt hensyn til de fleste vanlige
organisasjonsstrukturer.
HyperSys-filosofien
Alt skal være tilgjengelig "der og da", kommunikasjon mellom sentralt,
lokalt og tillitsvalgte skal være effektivt, trygt og enkelt. Det blir
benyttet digitale signaturer for alle dokumenter, med ulike signaturkrav (styremedlem,
styreleder, styreleder+styremedlem, osv).
Testet, testet og testet mer
Siden 2006 har en tidlig versjon av HyperSys, kjent som DLS, vært i bruk av
Hyperion N4F. Systemet har tatt over fordeling
av tilskudd, medlemsdatabase, fakturering til lokallag, konferansehåndtering
og mer. I løpet av de tre årene har det blitt testet mange framgangsmåter på
administrasjons- og brukergrensesnitt, til man har kommet fram til løsningers
som passer bra for de fleste. Samtidig har systemet forenklet rapporteringen
til revisor,
LNU (Frifond) og
Fordelingsutvalget (BUFdir).
I dag kommuniserer lokallagene med Hyperion via HyperSys, papirskjema og brev
tilhører fortiden, men en mulighet å bruke om man ønsker.
Kostnadseffektivt
Ved å gå fra papirløsninger til digital kommunikasjon, sparer Hyperion alene over 10.000kr hvert år. Miljøgevinsten også en faktor - papirbruken har blitt halvert. I tillegg sparer man mye penger på arbeidstid som tidligere gikk med på å sortere informasjon, legge inn ting manuelt, hente ut lister og mye annet manuelt arbeid som nå er automatisert. Dette gjør at både den frikjøpte og frivillige arbeidskraften kan fokusere på medlemstilbud og aktivitet, ikke administrasjon. Til og med kostnader knytte til revisor og oppfølgning blir kuttet ved å ha ferdige rapporter tilgjengelig ved et museklikk.
Effektiv oppfølgning
Med HyperSys følger en effektiv oppfølgningspakke. Hele styret i lokallag
har tilgang til å se hva som skjer med tildelinger, søknader, medlemslister
og tilsvarende (og kan redigere slik informasjon om ønskelig). Når frister
nærmer seg blir varsler sendt via mail og SMS. Meldinger som ikke kommer
fram blir plukket opp og sentralleddet kan finne ut hvorfor mail eller
SMS-meldinger feiler. Organisasjonen kan selv sette opp hvordan varslinger
skal fungere for seg selv.
Fellesdrift gir lavere kostnader
HyperSys er utviklet av Hyperion, og målet er å ha lavest mulig kostnad for de som er med. Det følger derfor at prisene vil gå nedover etter hvert som flere organisasjoner begynner å bruke systemet. Vi har forhandlet fram gode priser på SMS, betalingsløsninger og lignende som de fleste vil ha interesse for å bruke. Om ønskelig kan man fortsette å benytte eksisterende leverandører som organisasjonen har.
Kursing, oppfølgning og support
Vi sørger alltid for å ha et kurs hvor sentralleddet får grundig opplæring
i systemet, kan komme med spørsmål og lignedne. I tillegg er det omfattende
dokumentasjon med skjermbilder, steg-for-steg-guider og mer. Oppdateringskurs
arrangeres hvert halvår for nye tillitsvalgte eller de som ønsker å ha
en oppfriskning. Support for medlemmer og lokallag tas vanligvis av
sentralleddet selv, som har tilgang til å ringe Hyperion for direkte support
der. Tekniske feil kan rapporteres og vil bli feilrettet døgnet rundt.
Enkeltmedlemmets rolle
Enkeltmedlemmet kan lett få tilgang til sitt eget medlemsskap, se sin
historikk, lese kopi av alle meldinger som er sendt via SMS og e-post, kjøpe
effekter som t-skjorter og lignende samt markere interesseområder og
reservasjonslister. Funksjoner som innmelding o.l. kan lett integreres i
andre nettsider.
